Hey!Cheese 預約問卷系統

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初識

尋找和使用者的溝通橋樑

從客戶接觸 Hey!Cheese 就是一個品牌服務的開始，使用者看到過往的服務產生了興趣，並尋求 Hey!Cheese 的專業服務，若在網站上看到了「連絡我們」的表單，也許使用者覺得填寫完不知道何時能夠得到 Hey!Cheese 的回應，對於比較著急的客戶會想要直接用電話連絡的方式，如果在電話中遇到了本身不清楚需求的客人，也許會產生更多的來回等待確認，浪費專業工作的時間，我們理解被電話中斷影響工作的心情，要把服務做好，必須減少一些瑣碎的事務打擾，但又要提供使用者一個清楚的方向，讓雙方更快的達成需求確認和後續合作模式。

困擾之情境描述

和 Hey!Cheese 面對面訪談確認了幾個令人頭痛的項目：

1. 【乙方】每個客戶不清楚整個專案的流程，每次說明覺得很心累
2. 【乙方】OO客戶下週要開拍了，到底匯款了沒，匯了多少錢，有匯錯款嗎？
3. 【甲方】照片我要修那個桌子邊緣角的黑點，天花板的上面有裂痕【乙方】黑點是什麼？天花板的裂痕這麼多是全部都要修嗎？
4. 【甲方】這樣報價要多少錢，這樣超過我的預算，可以減除什麼項目嗎？
5. 【乙方】OO客戶有改需求單喔，所以辦公室那個OOOOOO部分不要拍
6. 【乙方】上次那個客戶打來說，要更改拍攝地點，OO攝影師有拿到那份更新的資訊嗎？
7. 【乙方】OO客戶的作品得獎了，是哪一個專案的哪一張圖啊？要標註一下才行
8. 【乙方】好需要有個待辦通知喔，這樣可以馬上知道現在客戶有什麼任務

有些問題都是第一次合作會出現的問題，畢竟雙方還不認識彼此，客戶也不了解合作規則。

技術方案

這次針對以上痛點敘述的情境，提供以下幾個系統範例說明：

【前台】會員管理整合偏好分析、預約系統、估價系統、圖片標註系統

透過問卷的設計留下首次接觸客群的資料，後台也有客製管理問卷的地方，讓 Hey!Cheese 能隨時編修前台問卷的內容，而使用者留下的資訊會在後台的客戶資料管理彙整所有客戶的資料。

 

 

預約系統提供三個客戶可行的日期，這些日期在後台行事曆管理的部分已經排除掉 Hey!Cheese 的休假日、已排專案之檔期日，省去客戶撞期之來回溝通的確認。

前台的專案列表使用卡片式的方式呈現，代替以往表格列表的方式，增加使用者的好感度。

專案資訊頁除了合約工項內容外，有效呈現專案流程的進度、估價資訊、修片的歷程紀錄，如果有任何疑難雜症也在該頁面上提供 LINE 客服可即時詢問處理，如果客戶這邊有任何需要調整的資訊內容，部分可以在前台這邊做調整。

不管是客戶端還是內部處理人員，都能同時在前後台系統看見最新的專案訊息，減少電話或信件往來的繁瑣。

如果合約有更新，也會讓客戶在前台這邊確認最新的合約。

修片功能可以快速的標記需要調整的位置，讓內部人員能清楚安排修片工作。

【後台】提供專案管理、行事曆管理、數位資產管理系統

信諾科技的 DISP 後台管理系統共整合 Hey!Cheese 的會員管理、問卷管理、專案管理、行事曆管理、毛片修片歷程。

信諾科技的 UCMS 系統則管理所有的圖片資料，可設定不同物件的屬性設定，幫助團隊用不同角度檢視及篩選資料，能有效的管理團隊的內部文件。

結合 Line Bot 主動通知功能

使用者透過前台發出的預約信息、合約確認信息能一則則的透過 Line Bot 告知內部人員最新的任務，有效的提升工作效率，不用特別在進入後台功能的地方查看。

 

 

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